Word 2007 document altijd opslaan als .doc in plaats van .docx

Bij het gebruik van Word 2007, kunnen niet altijd alle ontvangers van deze bestanden het bestand openen, simpelweg omdat deze ontvangers geen Word 2007 hebben.

Het is mogelijk om aan te geven dat een Word bestand gemaakt in versie 2007 altijd als .doc moet worden opgeslagen.

Ga hiervoor naar de Officeknop en kies Opties voor Word

Kies in het volgende venster de knop Opslaan aan de linkerkant en geef onder Documenten opslaan aan:
Bestanden opslaan in deze indeling: Word 97-2003 document (*.doc)

Secties maken in formulieren

Als je een formulier maakt, met een deel tekst waar je formuliervelden gebruiken gaat en een deel waar vrije tekst ingetypt moet worden, kun je gebruik maken van secties. Je kunt deze secties zien als je de tekens aanzet met de knop   in de werkbalk Standaard (Beeld, Werkbalken, Standaard). Hieronder zie je hoe het scherm er dan uit kan zien.

Het is nu mogelijk om de sectie boven de sectie-einde te beveiligen en het deel  na de sectie-einde vrij te bewerken te houden.

Ga hiervoor naar Extra, Document beveiligen:

Onderstaand taakvenster opent zich aan de zijkant van het document:
 
Zet een vinkje bij 2. Bewerkingsbeperkingen en kies uit de keuzelijst eronder Formulieren invullen. Klik hierna op Secties selecteren.

Zet het vinkje voor sectie 2 uit. Sectie 2 is nu vrij te bewerken, terwijl sectie 1 en 3 nog steeds beveiligd zijn. Met een klik op OK. Klik hierna het slotje van de formulierenbalk aan en de instellingen zijn van kracht.

De regel Vul hier uw motivatie in: staat nog in de beveiligde sectie. Bij gebruik van het formulier kan die regel niet gewijzigd worden, maar onder de sectie-einde kan een willekeurige tekst worden getypt of zelfs afbeeldingen ingevoegd, zoals dat ook bij een willekeurig Word document kan.

Met nogmaals een klik op de knop verdwijnen de tekens weer uit beeld. Het formulier ziet er weer gewoon uit.

De formuliervelden kunnen worden gebruikt, maar onder de regel Vul hier uw motivatie in: kan vrijuit gewerkt worden, zoals dat in ieder willekeurig Word document kan. In het onderste gedeelte (sectie3) zijn de formuliervelden weer beveiligd.

Een formulier maken in Word 2003

In Word zit een handige optie om formulieren te maken. In de versies Word 2000, XP en 2003 komt de werkwijze voor het maken van een formulier aardig overeen. Voor het maken van een formulier in Word 2007, verwijs ik je naar een eerder blogje:
http://idafixt.wordpress.com/2008/07/08/waar-is-de-formulierenwerkbalk-gebleven-in-word-2007/
Voor de versies Word 2000, XP (2002) en 2003 geldt onderstaande.

Ga naar Beeld, Werkbalken, Formulieren:

De werkbalk Formulieren wordt nu geopend:

Met de knoppen kun je invoervelden maken.

Met de knop kun je een tekstveld invoeren.

Met de knop kun je een aanvink vakje maken.

Met de knop kun je een keuzelijst maken

met de knop kun je de eigenschappen van de ingevoerde bovenstaande knoppen bekijken.

Met de knoppen kun je tabellen invoegen

Met de knop kun je een tekstvak invoegen

Met de knop kun je de arcering aanzetten, hiermee krijgt een invoegvak een donkere achtergrond

Met de knop kun je de formuliervelden wissen

Met de knop beveilig je het formulier, zodat het alleen te gebruiken is om de formuliervelden in te vullen. Alle tekst rondom de formuliervelden is nu niet meer te bewerken, alleen de formuliervelden kunnen worden ingevuld. Dit heb je nodig om het formulier echt te kunnen gebruiken. Om ook de tekst buiten de formuliervelden weer te kunnen bewerken zet je het slotje “uit” door er nogmaals op te klikken.

Om een keuzelijst te bewerken, selecteer je de keuzelijst in het Word document en klik dan op de knop Eigenschappen. Onderstaand venster opent zich:

in het veld Item: vul je een term in die je gebruiken gaat. Met de knop Toevoegen komt het item in de lijst te staan. Met de knoppen onder en boven het woord verplaatsen, bepaal je de volgorde waarin de woorden komen te staan. Met Verwijderen haal je het geselecteerde item uit de lijst. Tip: zet bovenaan de keuzelijst de tekst “Maak uw keuze”.
Achter Bladwijzer, kun je aangeven in welke tabvolgorde deze keuzelijst staat. Ook kun je nog macro´s uit laten voeren bij het kiezen of bij het verlaten van het veld.

Ook van gewone tekstvelden zijn de eigenschappen te bewerken. Kllik weer op de knop Eigenschappen in de formulierenwerkbalk of klik met de rechtermuis op het veld. Onderstaande venster opent zich:

In dit venster kun je aangeven of er een Standaardtekst moet worden ingevuld, of een datum, getal, tijd of een berekening. Als je drie invulvelden maakt en het type van het laatste veld op Berekening zet, kun je in het vak Standaardtekst een Expressie invullen, bv. =(Tekst1+Tekst2). Als nu de eerste twee velden met een getal gevuld worden, komt de som van die twee getallen in het derde invulvak te staan.

Het veld Maximumlengte kun je invullen als je wil dat er een beperking op het aantal tekens gezet wordt, dat kan worden ingevuld in dit invulvak.

Het nummer bij Bladwijzer bepaald de tabvolgorde in je document. Maak je meerdere invulvelden in je formulier en wil je dat de laatste eerst wordt ingevuld, dan geef je die de naam Text1. Als er al een veld met Text1 bestaat, worden meteen de bladwijzertekst in het  andere invulveld weggehaald.

Voor het maken van secties, verwijs ik naar mijn volgende blogje.

Het "slotje" van de Formulierenwerkbalk in Word 2007 is teruggevonden!

Met dank aan Dinah.

Het slotje uit de formulierenwerkbalk is gevonden! Dinah liet me weten waar het te vinden is. Ga naar de werkbalk “Snelle toegang” onder de werkbalken en klik met de rechtermuisknop.

Kies Werkbalk Snelle toegang aanpassen. Kies Opdrachten die niet in het lint staan. Scroll naar beneden en daar staat het slotje, met erachter de tekst: Vergrendelen.

Kies toevoegen en klik op OK

Waar is de formulierenwerkbalk gebleven in Word 2007?

Om heel kort te zijn: die bestaat niet meer! Het handige hulpmiddel om formuliervelden en invulvakjes toe te voegen aan het document is nu versnipperd terug te vinden. Voor één deel moet je het tabblad Ontwikkelaars aanzetten. Dat doe je onder de Officeknop, kies Opties voor Word, onderin het venster en kies dan het tabblad Populair. Zet hier een vinkje bij Tabblad voor Ontwikkelaars op het lint weergeven. Een extra tabblad komt dan in beeld.

Op dit tabblad kun je onder het kopje Besturingselementen vind je een aantal oude bekenden terug.

Aan de linkerkant vind je tekstvakken, een foto invoegen, het bekende icoontje voor keuzelijsten enz. enz.

Onder het icoontje werkset,

vind je een aantal van de oude vertrouwde formuliervelden terug.

Als je hier klikt op het werkset icoontje, kom je in een menu met heel veel mogelijkheden. Na enig scrollen kom je ook de formuliervelden tegen.

Maar hoe kun je nu een formulier beveiligen, zodat het formulier ook echt als formulier te gebruiken is? Hier mist het handige icoontje van het slotje op de formulieren werkbalk. Klik voor het beveiligen van het formulier op Document beveiligen.

Selecteer Opmaak en bewerking beperken.

Kies hier Formulieren invullen en klik op Ja, afdwingen van beveiliging starten.

Er kan nog een wachtwoord meegegeven worden.

Om de beveiliging ongedaan te maken kies je weer Document beveiligen, Opmaak en bewerking beperken

en klik nu onderin het venster op beveiliging stoppen.

Het enige dat ik nog niet verteld heb, is het werken met secties. Als je meerdere secties in één document maakt, kun je secties beveiligen als formulier en secties vrij te bewerken houden. Een sectie maak e door onder Pagina-indeling, Eindemarkeringen te kiezen voor een Sectie-einde, Doorlopend.

Klik onder Document beveiligen, Opmaak en bewerking beperken onder Bewerkingsbeperkingen op Secties selecteren.

Geef aan welke secties beveiligd moeten zijn door het vinkje aan te zetten. Als  je het vinkje uitzet, is die sectie niet beveiligd.

In beveiligde secties zijn alleen de formuliervelden te bewerken, in de onbeveiligde secties is alles te bewerken en is ook vrije tekst in te vullen.

Opslaan met een wachtwoord in Office

In alle Office pakketten zit de optie om een bestand op te slaan met een wachtwoord. Dit kan een wachtwoord zijn om een document te kunnen bewerken, maar het kan ook een wachtwoord zijn om een document te kunnen openen. Om een bestand op te slaan met een wachtwoord, ga je naar Opslaan als. Klik in het venster op Extra, bij Office 2007 vind je dat onderin het venster.

Bij Office 2003 zit het boven in het venster.

Als je op Extra klikt, kun je kiezen voor Algemene opties of Beveligingsopties (zie bovenstaande plaatjes). Als er staat Algemene opties opent het volgende venster

Als er staat Beveiligingsopties opent dit venster:

Als je kiest voor Wachtwoord voor openen,  heb je echt het wachtwoord nodig om het te openen. Kies je voor Wachtwoord om te bewerken, dan kun je het zonder wachtwoord wel als alleen lezen openen, maar om het te bewerken heb je het wachtwoord nodig. Als je een wachtwoord invoert, moet je dat wachtwoord altijd nog een keer bevestigen.

Als je deze vensters hebt ingevuld, moet je nog wel op Opslaan klikken.

Probeer je nu een document te openen dat is opgeslagen met een wachtwoord, dan krijg je altijd eerst een venster, waar je het wachtwoord in kunt vullen. Heb je het bestand opgeslagen met een wachtwoord voor bewerken, dan kunnen mensen die het moeten lezen het altijd openen als Alleen lezen-bestand.

Tekst passend maken in Word 2007.

In eerdere versies van Word was de optie Tekst passend maken al goed verborgen. Met deze optie kun je die éné regel die zo alleen op de volgende pagina staat, bij de voorgaande pagina voegen. Ga hiervoor naar de officeknop en kies Afdrukken, Afdrukvoorbeeld.

Kies in de werkbalk Afdrukvoorbeeld de optie Eén pagina verkleinen.

Foutmelding in Word 2000 samenvoegbestand bij gebruik in Word 2003

Deze foutmelding heeft mij geplaagd

Dit is al gedocumenteerd door mijn voormalig collega, de ictfreak. De oplossing vind je op onderstaande link.

http://ictfreak.wordpress.com/2007/12/13/office-opening-this-will-run-the-following-sql-command/

Let op! Er kleeft wel een risico aan het wijzigen van de regkey. Maar de ictfreak heeft alles voortreffelijk gedocumenteerd en heeft ook de links naar de kb van Microsoft geplaatst, zodat je daar ook kunt kijken.

Een Word sjabloon maken.

Een voormalige collega vroeg mij hoe ze een sjabloon in Word kon maken. Het antwoord is verbluffend eenvoudig. Sla het bestand op met de bestandsextensie .dot in plaats van .doc.

Let wel op dat je geen dubbele bestandsextensie maakt:

Als je een bestand op deze manier opslaat en probeert te mailen, wordt het waarschijnlijk gezien als virus.

Gebruik daarom liever Opslaan als: en kies .dot of .dotx

Het verschil tussen .dot en .dotx is de versie van Word waarmee je dit sjabloon gaat gebruiken. Met de extensie .dot kun je het ook gebruiken in Word 2000 en Word 2003. Sla je het sjabloon op als .dotx, dan kun je het alleen gebruiken in Word 2007.

Je kunt in het bovenstaande voorbeeld ook zien dat je een bestand met ingeschakelde macro’s kan opslaan, dit geldt voor zowel een gewoon bestand als een sjabloonbestand. Gebruik hiervoor respectievelijk de extensies .docm en .dotm.

Voor bestandslocaties, zie ook: http://idafixt.wordpress.com/2008/06/05/bestandslocaties-van-sjablonen-wijzigen/

Bestandslocatie van sjablonen wijzigen.

Het wijzigen van bestandslocaties doe je om een sjablonenmap te kunnen gebruiken van uit het menu in Word onder Bestand, Nieuw. Hier worden de sjablonen getoond die in je bestandslocaties staan.

In Word 2000 en 2003 kun je de bestandslocatie van de sjablonen aanpassen onder Extra, Opties,

Klik op het tabblad Bestandslocaties en selecteer Werkgroepsjablonen voor algemene sjablonen of selelcteer Gebruikerssjablonen voor eigen sjablonen die niet algemeen gebruikt worden.

Klik op wijzigen om een andere map te selecteren. Er opent dan een verkennervenstertje, waar je de nieuwe map kunt selecteren.

 

In Word 2007 zit dit venster diep verstopt. Ga naar de Officeknop

Klik er op en kies Opties voor Word, onderaan in het venster

Klik hier op Geavanceerd, in het linkerdeel van het venster

Klik in onderstaande venster op de knop Bestandslocaties

Nu opent het venster, zoals we dat ook kennen van Word 2000 en 2003